Workplace Strategy - кому подойдет услуга и что в нее входит.

Спикер: Оксана Солодянкина, руководитель отдела эффективной организации рабочих пространств, главный архитектор IPG.Estate

 «Вопреки расхожему мнению Workplace Strategy – это не просто анализ дизайна интерьера. Мы говорим про комплекс мер, позволяющий создать эффективное офисное пространство. Продуманные площади упрощают выполнение бизнес-задач и взаимодействие отделов, обеспечивают персоналу комфорт и оптимизируют расходы на содержание офиса». 

Эффективная организация офиса в 2022

За всё время развития офисного рынка в России сменяющие друг друга тренды формировали текущий подход компаний к формированию рабочего пространства. Эффективное использование арендуемых площадей, многофункциональное зонирование, технологичность офиса, комфортные рабочие места и общие зоны, лёгкая коммуникация между отделами – все эти критерии стали неотъемлемой частью работы бизнеса.

Реализовать такой проект или трансформировать текущий офис под столь разноплановые условия только силами сотрудников компании довольно сложно. Так, потребность в комплексном и персонализированном решении породила услугу Workplace Strategy.

Специалисты по эффективной организации рабочего пространства помогают выявить свободные ресурсы в имеющихся помещениях, на основе задач бизнеса предоставляют расчеты по оптимизации рабочих процессов и расходов и определяют наилучший вариант из имеющихся на рынке.

Что входит в услугу Workplace Strategy

Услуга эффективной организации рабочих пространств Workplace Strategy является комплексной, междисциплинарной и затрагивает не только дизайн, проектирование, архитектуру и реинжиниринг, но также включает вопросы экономики, человеческих ресурсов, коммуникации, корпоративной культуры и внутренних процессов компании. В рамках направления наши эксперты проводят поэтапную работу:

1. Анализируют существующие взаимосвязи внутри корпоративной культуры и структуры компании.
2. Оценивают и анализируют помещение, его технические, инженерные, объемно-пространственные характеристики.
3. На основе проведенного анализа предоставляют пошаговый план по улучшению эффективности помещения либо информируют, стоит ли брать в работу данное помещение в принципе.
4. Предоставляют укрупненные предполагаемые бюджеты, а также задают вектор реализации конкретного проекта. Например, для компании «А» может быть разработана стратегия с упором на использование технологий, предложен пошаговый план по внедрению, учитывая комфорт сотрудников. В то же время для компании «В» будет целесообразно сделать основной упор на строительные методы и переоборудовать помещение под задачи и процессы данной компании.
5. Дают срез по финансовым и временным затратам для каждого возможного метода улучшения эффективности помещения.

Кому подойдет услуга Workplace Strategy

Наибольшим спросом услуга пользуется у компаний, которые занимают площади от 500 квадратных метров. Чем больше площадь помещения, тем выше цена ошибки при проектировании и строительстве. Может оказаться, что при выдающемся дорогом дизайне офисное помещение будет совершенно неудобным в эксплуатации. 

В целом же, эффективная организация рабочих пространств станет удачной инвестицией для любого бизнеса, так как предполагает исключительно индивидуальный подход. Workplace Strategy даёт возможность провести анализ объекта без больших капитальных вложений, а также просчитать наиболее выгодные варианты. Например, для задач некрупных компаний, возможно, будет выгоднее арендовать сервисный офис, чем переезжать в shell & core и создавать пространство под себя.

Есть ряд показателей, которые укажут бизнесу на пользу Workplace Strategy в его конкретном случае:

• Активный рост штата сотрудников;
• Переход на гибкий или гибридный форматы работы;
• Оптимизация своих площадей и затрат;
• Аренда сложных по конфигурации офисов;
• Также компании с большим штатом сотрудников обращаются за услугой для оптимизации процессов и занимаемых кв.м;
• Компании, переезжающие в готовый оснащенный офис -> для адаптации пространства под собственные задачи;
• Компании, которые не решились на переезд или на переустройство и модернизацию текущего офиса -> для просчёта затрат и рисков.

Какие работы проводятся в рамках услуги Workplace Strategy

Главный принцип в работе экспертов по Workplace Strategy – не существует универсального решения, применимого ко всем компаниям. Поэтому сперва определяется цель, которую компания желает достичь. Разработав тактические шаги, консультант запускает поэтапную работу:

1. Опрос и интервью с топ-менеджментом, руководителями компании и подразделений для понимания главной задачи.
2. В зависимости от политики компании проводится опрос руководителей подразделений или всех сотрудников путем общей рассылки, чтобы выявить имеющиеся недостатки помещений и потребности сотрудников.
3. Анализируется полученная информация и параллельно проводятся натурные замеры. Сотрудник несколько раз в день замеряет использование имеющихся в офисе зон, выявляет наиболее и наименее востребованные помещения, количество занятых рабочих мест.
4. Проводится инженерно-технический аудит.
5. Аудит планировочного решения под задачи, которые выявлены в результате опроса. Проектирование и планирование помещения, чтобы адаптировать пространство под конкретные запросы, чтобы оно эффективно работало.

Итоговым результатом будет четкая пошаговая стратегия с планировочным решением для конкретного помещения. Стратегия должна полностью соответствовать задачам бизнеса и быть практически применимой.